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총무 관리규정
제 1 조【 적용범위 】
본 규정은 ○○○○(이하 “회사”라 한다)의 경영활동을 원활히 하기 위하여 법무, 비서, 비품, 차량, 직원배치 관리에 대하여 적용한다.
제 2 조【 목 적 】
본 규정의 목적은 효율적인 업무관리를 위한 기본적 사항을 정하는데 있다.
제 3 조【 법무사무 】
1. 용어의 정의
법무사무 : 회사의 경영상·업무상 법률적으로 처리하여야 하는 사무의 기획, 교섭 및 이에 관련된 서류작성 등의 사무처리를 말한다.
2. 주관부서
법무업무의 주관부서는 기획부서로 하며, 그 부서장의 책임과 권한은 다음과 같다.
1) 회사 정관변경, 중대한 소송, 자본의 변경
2) 소송 및 계약서 검토
3. 기본방침
1) 법무사무는 회사와 관계되는 일에 대해 적법하고 효율적으로 처리하는 동시에 다른 권리 주체와의 대외적 관계에 대한 처리도 포함하므로 법적 문제발생의 소지를 사전에 없애는 예방적 견지에서 관리되어야 한다.
2) 법무사무의 처리목표는 경영실무와 거리감이 없는 능률적이고 적정한 법무처리에 있다.
3) 법무사무의 관리는 회사 전체적인 관점에서 업무처리의 체계화, 표준화를 이룩하도록 관리되어야 한다.
4. 법무사무의 내용
내용의 특성에 따라 다음과 같이 구분한다.
1) 등기, 등록 및 신청에 관한 사무
2) 소송에 관한 사무
3) 중요 계약에 관한 법률 검토
4) 주식 및 주주관계에 관한 사무
5) 사고처리에 관한 사무
제 4 조【 비서업무 】
1. 용어의 정의
비서업무 : 회사의 경영진의 업무에 해당되는 서무 또는 업무의 성격상 경영진을 대신하여 처리할 수 있는 소정의 업무에 대해 적극적인 보조를 하여 경영진의 경영활동을 보다 원활히 하는 것을 말한다.
2. 주관부서
비서업무의 주관부서는 총무부서로 한다.
3. 기본방침
1) 비서사무관리의 중점은 경영진의 의사에 따라 경영진의 경영활동을 원활히 하는 데에 있다.
2) 비서사무관리의 범위는 비서업무가 그 특성상 각 부서의 고유업무를 침범할 우려가 있으므로 부서장의 긴밀한 협조를 구하는 선에서 행하여져야 한다.
3) 비서사무관리는 주관부서장의 책임하에 체계성을 갖추어야 한다.
4. 비서사무의 내용
비서사무는 그 내용상 다음과 같이 구별할 수 있다.
1) 접수사무 : 내방자 안내, 각 부서로부터의 전화 및 문서관계 사무
2) 진행사무 : 경영진의 회의출석, 여행, 인사, 서류제출, 기타 용건의 처리사무
3) 용품처리사무 : 경영진이 업무상 사용하는 서류, 사무용품 및 비품 등의 준비사무
4) 서류정리사무 : 경영진의 원활한 서류처리를 위해 필요서류를 적절히 분류 구분 정리하는 사무
5) 대행사무 : 경조사 등 경영진을 대신하여 처리하는 사무
6) 경리사무 : 경영진이 사용하는 물품구입, 지불관계사무 및 자산조달과 운영관리 관계사무
7) 기타 조사사무, 서기사무, 접대사무 등 경영진이 지시하는 사무
제 5 조【 비품관리 】
1. 비품의 범위
본 규정에 의한 비품은 다음과 같다.
1) 설비에 준하는 품목
2) 고정자산급에 준하는 품목
3) 사무용 비품(단가 10만원이상)
4) 기증품
5) 기 타
2. 주관부서
비품관리의 주관부서는 총무부서로 하며, 총무부서장은 회사전체 비품관리에 대해 책임과 권한을 갖는다.
3. 비품청구 및 구매
1) 회사에서 소요되는 모든 비품은 구입의뢰서를 작성 주관부서에 구입의뢰 하여야 한다.
2) 구입의뢰서 작성시에는 취득품목의 규격·취득이유·목적을 정확히 기술하여야 한다.
3) 비품청구를 의뢰받은 총무부서는 구매의 타당성을 검토한 후 결재권자의 재가를 받은 후 구매하여야 한다.
4. 비품의 지금
1) 주관부서장은 구입재가후 구입이 결정된 내용을 의뢰부서에 통보하여야 하며, 현품으로 발송 가능한 부서에는 직접 발송한다.
2) 현장에서 직접구매한 비품은 매월말 기준으로 금월에 구입한 비품의 내용을 구입보고서에 작성하여 주관부서로 제출하여야 한다.(단, 단가 10만원이상 부품 제외)
3) 구입보고서를 받은 주관부서는 해당 비품을 전산등록하여 관리한다.
5. 이관 및 이동
1) 비품의 이관이란 각 부서 및 현장 상호간에 이동을 말한다.
2) 이관신청을 원하는 부서는 비품이관신청서를 작성하여 주관부서에 제출하고, 주관부서는 관련부서와 협의하여 처리한다.
6. 반 납
비품의 사용사유의 소멸, 자연노후 또는 파손 등으로 사용할 수 없을 경우에는 비품(영선, 파기)의뢰서에 비품반납이라고 주기하고 반납품목, 비품번호, 구입년월일, 수량, 반납이유를 기재하여 소속 부서장의 결재를 얻은 후 주관부서에 제출한다.
7. 반납처리
비품반납을 요청받은 주관부서는 해당비품 상태를 확인한 후 사용하지 못한다고 판단될 경우 비품을 파기 처리하고, 그 결과를 전산에 등재한다.
8. 비품의 영선
각 부서장은 각 부서의 비품 중 수리·수선의 필요성이 있다고 판단될 때에는 주관부서에 영선 의뢰하여 각 물품이 제기능을 발휘할 수 있도록 조치한다.
9. 손해배상 및 사고보고
1) 각 부서는 비품을 도난, 고의 또는 중대한 과실로 인하여 비품을 망실 및 파손했을 때에는 즉시 사건·사고보고서(서식)를 작성하여 주관부서에 제출한다.
2) 사건·사고보고는 손망실 발견 또는 사건 발생 직후에 하여야 한다. 보고가 지연되었을 경우에는 그에 상당한 사유서를 첨부하여야 한다.
3) 주관부서는 사건·사고보고서 서류를 접수하고 부서장에게 보고 하여야 한다.
4) 주관부서는 이에 대하여 가해자 혹은 해당부서에게 현품을 대체시킬 수 있도록 하며 현품 대체가 될 수 없는 물품에 대하여는 주관부서가 제시하는 구입시가의 1/2이상 또는 전부를 회사에 손해배상 하도록 변상명령서(서식)를 발부하여 처리한다.
5) 회사의 결손으로 처리하는 경우에는 다음과 같다.
(1) 화재, 수재, 기타의 재난에 의한 손망실이 발생한 경우에 사전에 손망실을 최소한 방지할 수 있는 조치를 태만하지 않았다고 인정될 때
(2) 천재지변 또는 이에 준하는 사유로 인하여 손망실이 발생되었다고 판정될 때
(3) 보고서의 검토결과 책임을 물을 수 없거나 귀책사유가 회사에 있다고 판정될 때
(4) 근무의욕 증진을 위하여 정상 참작의 여지가 있거나 기타 회사 업무상 결손으로 처리할 필요가 있을 때
10. 비품조사
주관부서장은 각 부서에 년 1회 비품조사 실시를 의뢰할 수 있으며 필요에 따라 주관부서에서 직접 실시할 수 있다.
제 6 조【 차량관리 】
1. 적용범위
회사차량 및 운전자에 대하여 적용한다.
2. 주관부서
차량관리의 주관부서는 총무부서로 하며, 총무부서장은 다음과 같은 책임과 권한을 갖는다.
1) 차량구입·매각·폐차
2) 차량관련 보험계약 및 해지
3) 차량배차
4) 차량정비 및 사고처리
5) 차량관리에 관한 제반사항
3. 기본방침
1) 회사 차량은 회사업무의 능률적 추진을 위해서만 사용되어야 함으로 사적사용은 할 수 없다.
단, 회사에서 개인에게 지급된 차량의 일상적인 사용은 업무상 사용으로 본다.
2) 회사 차량은 안전제일 운행 및 교통법규의 준수로 회사 이미지에 손상이 가지 않도록 운용되어야 하며, 회사 차량을 이용하여 회사의 업무가 능률적으로 추진될 수 있도록 주관부서장의 책임하에 계획적으로 운행되어야 한다.
4. 차량구입
주관부서장은 본사 및 현장의 차량 운용계획에 따른 구입이 필요하다고 인정되는 때에는 타당성을 검토하여 결재권자의 재가를 얻은 후 구입하여야 한다.
5. 보험가입 및 해지
주관부서장은 차량구입시 책임보험 및 종합보험에 반드시 가입하여야 하며 매각 또는 폐차시에는 보험을 해지하여야 한다.
6. 매각 및 폐차
1) 차량을 매각할 수 있는 경우는 다음과 같다.
(1) 주행거리가 8만㎞ 이상이거나 구입후 3년이 경과한 차량. 단, 차량상태가 양호하여 계속 사용이 가능하다고 판단될 때에는 사용을 연장할 수 있다.
(2) 년간 차량수리비용이 잔존가액의 1/2이상이거나 사고차량으로 원상 회복시 수리 비용이 과다하게 발생할 경우
(3) 안전운행을 하는데 지장이 있을 것으로 예상되는 차량
2) 매각대상 차량 중 폐차가 더 경제적이라고 판단되는 경우에는 폐차처리를 할 수 있다.
7. 운전자의 의무
업무상 회사차량을 이용하는 운전자는 3항 회사의 기본방침에 따라 다음 사항들을 준수하여야 한다.
1) 업무용 차량을 업무 이외의 사적인 목적 사용금지
2) 교통법규 준수로 안전운행에 임하여 특히 음주운전은 절대로 엄금
3) 차량운행은 근무시간내로 하며 운행일지에 운행사항을 자세히 기록
단, 부득이한 사유로 늦어질 경우에는 부서장에게 유선보고 한다.
4) 운전자는 차량 사용 전후에 차량의 이상 유무를 점검하여 고장발생을 사전에 방지
5) 운전자는 동승한 외부손님에 대해서는 친절한 자세로 임하여 회사의 이미지를 제고하는데 노력한다.
8. 배 차
회사차량의 배차를 원하는 자는 배차신청서를 작성하여 주관부서에 제출한 후 배차를 받아야 한다.
단, 1. 차량유지비가 지급 받는 자가운전자는 배차대상에서 제외한다.
2. 배차신청서 작성은 본사의 경우에 한한다.
9. 정 비
1) 차량의 정비는 그 목적에 따라 다음과 같이 구분한다.
(1) 기본정비 : 안전운행을 위한 차량의 점화·연료·윤활·냉각·배기장치 및 동력전달·제동·전기장치, 내부의 청결사항 등 상시점검을 필요로 하는 일상정비
(2) 일반정비 : 차량 기능유지를 위한 각종 장치의 수리 또는 부품의 교환을 하는 정비
2) 차량의 정비를 원하는 자는 차량정비 신청서에 정비하고자 하는 대상차량과 전항의 구분에 따라 받고자 하는 정비의 내용을 세밀하게 기재하여 주관부서에 제출하여야 한다.
3) 관리책임자는 차량의 효율적인 관리를 위하여 특정 정비업체를 지정하여 사전예방 정비함을 원칙으로 한다. 단, 장거리 운행 또는 출장중 발생하는 긴급사항일 경우에는 예외로 할 수 있다.
10. 정기검사
주관부서장은 관계법규에 따라 차량 정기(계속)검사를 실시하여야 한다.
11. 사고처리
1) 운행중 교통사고가 발생시 반드시 운전자가 취할 조치는 다음과 같다.
(1) 대인사고 : 사고 즉시 인근병원에 후송하여 응급조치를 취하고 인근 경찰서 및 주관부서에 신고하여야 한다.
(2) 대물사고 : 사고현장을 보존하고 즉시 인근 경찰서 및 주관부서에 신고하여야 한다. 이때 운전자는 가해, 피해를 불문하고 상대방의 차량번호, 차주와 운전자의 주소 성명 및 전화번호 등 필요한 사항을 파악하여 기록한다.
2) 운전자는 가항의 조취를 취한 후 사고의 내용을 자세하게 기록한 차량사고 보고서를 작성하여 주관부서에 제출하여야 한다.
3) 사고처리 비용은 회사에서 가입한 보험으로 처리함을 원칙으로 하나 대물사고인 경우에는 사안에 따라 주관부서에서 판단하여 현금처리 할 수 있다.
단, 경미(현장에서 처리 가능한 사고)한 사고일 경우에는 당사자간의 처리 후 주관부서에 보고할 수 있다.
4) 주관부서장은 다음 사항에 해당하는 경우에는 다항을 적용하지 않고 운전자의 귀책사유로 하며 이에 따른 형사상의 책임은 그 운전자가 진다.
(1) 관리책임자의 허락 없이 운행중 발생한 사고
(2) 음주운전 사고
(3) 교통사고 후 도주한 경우
(4) 운전자의 고의 또는 중대한 과실인 경우
12. 차량유지비
1) 회사차량으로 인해 발생되는 수리비, 보험료, 제세공과금 및 기타 차량유지에 필요한 비용을 차량유지비라 한다.
2) 회사차량의 업무상 사용시 발생하는 제비용은 일반 비용처리 절차에 따라 회사에서 처리한다.
제 7 조【 직원 배지관리 】
1. 주관부서
직원 배지관리의 주관부서는 총무부서로 한다.
2. 기본방침
1) 직원 배지관리는 회사 전직원에게 공동운명체란 인식을 불어 넣을 수 있도록 관리되어야 한다.
2) 직원 배지관리는 회사 전직원이 대내외적 활동에 임하여 긍지를 가질 수 있도록 관리되어야 한다.
3. 착 용
1) 직원 배지는 모든 직원이 착용하여야 한다.
2) 남자사원의 경우 좌착 옷깃에, 여자사원의 경우에는 좌측옷깃 또는 좌흉부에 착용하며, 작업복 및 유니폼에는 착용하지 않는 것을 원칙으로 한다.
4. 교 부
배지의 첫 교부는 2개 지급을 원칙으로 한다.
5. 배지의 변경
1) 배지는 그 자체가 회사의 상징이므로 그 변경에 있어서는 대표이사의 특별지시가 있을 경우에만 할 수 있다.
2) 배지변경 지시가 있을 경우 주관부서는 각 부서 및 현장에 배지 변경에 대한 의견서 제출의 협조공문을 통하여 의견을 종합할 수 있다.
3) 의견서가 취합된 후 주관부서장은 관련부서장 및 관계인과 더불어 긴밀한 협의 하에 변경에 관한 내용을 서면으로 대표이사에게 보고하여야 한다.
4) 주관부서장은 대표이사 재개 후 그 결과를 공문으로 발송하고 제작 및 그에 부수되는 작업에 대해 책임진다.
제 8 조【 기록 및 보관 】
| 서 식 명 | 서식번호 | 보존기한 | 주관부서 | 보존기간 |
| 운행일지 | 서식-A-1030-01 | |||
| 배차신청서 | 서식-A-1030-02 | |||
| ( )구입 의뢰서 | 서식-A-1030-03 | |||
| 구입보고서 | 서식-A-1030-04 | |||
| 비품(파기, 영선)의뢰서 | 서식-A-1030-05 | |||
| 비품이관신청서 | 서식-A-1030-06 | |||
| 차량정비신청서 | 서식-A-1030-07 | |||
| 계속검사결과보고서 | 서식-A-1030-08 | |||
| 차량사고보고서 | 서식-A-1030-09 |
제 9 조【 부 칙 】
1. 시행일자 : 본 규정은 20 년 월 일부터 시행한다.
2. 첨부내용
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【 별지서식 제1호 】운행일지
【 별지서식 제2호 】배차신청서
【 별지서식 제3호 】( )구입의뢰서
【 별지서식 제4호 】구입보고서
【 별지서식 제5호 】비품(파기, 영선)의뢰서
【 별지서식 제6호 】비품이관신청서
【 별지서식 제7호 】차량정비신청서
【 별지서식 제8호 】계속검사결과보고서
【 별지서식 제9호 】차량사고보고서
【 별지서식 제1호 】
| 차 종 | 운 행 일 지 20 년 월 일 |
담 당 | 부 장 | 이 사 | 사 장 | ||||||||
| 차량번호 | |||||||||||||
| 기사성명 | |||||||||||||
| 주 행 현 황 (㎞) | 급 유 현 황 ( ) | ||||||||||||
| 금일누계 | 전일누계 | 금일주행 | 당월주행 | 전일잔량 | 금일주입 | 금일사용 | 금일잔량 | 당월사용 | |||||
| 승차자 | 용무 | 운 행 구 간 | 운 행 시 간 | 운행km | 승차인원 | ||||||||
| 출발지 | 경유지 | 도착지 | 출발 | 도착 | |||||||||
【 별지서식 제2호 】
| 배 차 신 청 서 |
||||||||||
| 신 청 부 서 |
담당 | 과장 | 부장 | 주 관 부 서 |
담당 | 부장 | 이사 | 사장 | ||
| 20 년 월 일 |
||||||||||
| 소 속 | ||||||||||
| 용 무 | ||||||||||
| 행 선 지 | ||||||||||
| 차 종 | ||||||||||
| 출발시각 | 년 월 시 분 | |||||||||
| 도착시간 | 년 월 시 분 | |||||||||
| 탑 승 자 | ||||||||||
| 배 차 신 청 서 |
||||||||||
| 신 청 부 서 |
담당 | 과장 | 부장 | 주 관 부 서 |
담당 | 부장 | 이사 | 사장 | ||
| 20 년 월 일 |
||||||||||
| 소 속 | ||||||||||
| 용 무 | ||||||||||
| 행 선 지 | ||||||||||
| 차 종 | ||||||||||
| 출발시각 | 년 월 시 분 | |||||||||
| 도착시간 | 년 월 시 분 | |||||||||
| 탑 승 자 | ||||||||||
【 별지서식 제3호 】
( )구입 의뢰서
아래와 같이 ( )을 신청하오니 재가하여 주시기 바랍니다.
| 주 관 부 서 |
담 당 | 팀 장 | 대 표 | |
| 신 청 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
신청부서 :
| 품 목 | 규 격 | 수 량 | 단 가 | 금 액 | 취득이유 및 목적 | 비고 |
※ 본 양식은 비품, 소모품, 안전용품, 사무용품구매시 사용바람.
신청일자 : 20 년 월 일
【 별지서식 제4호 】
구입보고서
| 주 관 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
| 신 청 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
실행예산 : 보고부서(현장명) :
| 물품명 | 규 격 | 단 위 | 수 량 | 단 가 | 금 액 | 구입일자 | 거래업체 | 비 고 |
1. 물품명에는 이관, 증여, 구입, 기타를 구분하여 표시
2. 구입보고서 거래명세서를 반드시 첨부하여 주시기 바랍니다.
3. 구입단가 10만원 이상 물품에 한함.
보고일자 : 20 년 월 일
【 별지서식 제5호 】
비품 (파기, 영선) 의뢰서
| 주 관 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
| 신 청 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
신청부서명 :
| 비 품 명 | 비품번호 | 구입일자 | 구입가격 | 사 유 |
| 기 타 |
||||
신청일자 : 20 년 월 일
【 별지서식 제6호 】
비품이관신청서
아래와 같이 비품을 이관 신청하오니 재가하여 주시기 바랍니다.
| 주 관 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
| 신 청 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
※ 인수팀/현장코드 :
| 품 목 | 비품번호 | 구입년월일 | 이관사유 및 목적 | 예 정 일 | |
| 인계부서 : | 인수부서 : | ||||
신청일자 : 20 년 월 일
【 별지서식 제7호 】
차량정비 신청서
| 주 관 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
| 신 청 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
신청부서명 :
| 정 비 내 역 | 예상금액 | 비 고 | |
| 차량번호 | 운전자 | (인) | |
신청일자 : 20 년 월 일
【 별지서식 제8호 】
계속검사 결과 보고서
| 주 관 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
| 신 청 부 서 |
담당 | 팀 장 | 임 원 |
| 소속현장명 : | 차 량 번 호 : |
| 정비공업사명 : ☎ | 검사진행일시 : |
| 정비부분 | 발생비용 | 정 비 사 유 |
| 합 계 |
신청일자 : 20 년 월 일
【 별지서식 제9호 】
차량사고 보고서
| 주 관 부 서 |
담 당 | 팀 장 | 대 표 | |
| 보 고 부 서 |
팀 장 | 임 원 | |
| 사고일시 : 년 월 일 시 분 사고유형 : (가해, 피해, 교통법규위반) | |
| 당 사 | 상 대 방 |
| 소 속 : | 차량번호 : |
| 차량번호 : | 차 종 : |
| 사고장소 : | 운 전 자 : |
| 운 전 자 : | 연 락 처 : |
| 사고발생 경위 : 사고처리 내용 : |
|
신청일자 : 20 년 월 일
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